Politica de confidențialitate

Versiune 1.1 — în vigoare de la 30.09.2026.

Această politică explică ce date personale colectăm prin site-ul heyklevr.ai și prin canalele noastre de comunicare, de ce le folosim, cui le transmitem, cât timp le păstrăm și ce drepturi ai. Am încercat să o scriem simplu. Dacă ceva nu e clar, scrie-ne la hello@heyklevr.ai.

1. Cine suntem

Operatorul datelor tale este TRAISTA INVESTMENTS S.R.L., cu sediul social în Bulevardul Traian, bl. 16, ap. B36, Municipiul Baia Mare, Județul Maramureș, cod poștal 430212, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2024040348001, CUI 50864780, capital social 100 lei, care folosește numele comercial Hey!Klevr (numit mai jos „Hey!Klevr” sau „noi”).

Contact pentru orice întrebare despre datele tale: hello@heyklevr.ai. Ne poți scrie și pe WhatsApp, la numărul afișat pe pagina Informații legale și în subsolul fiecărei pagini a site-ului (doar mesaje; nu răspundem la apeluri pe acest număr).

Nu am numit un responsabil cu protecția datelor (DPO), pentru că activitatea noastră nu se încadrează în cazurile în care numirea este obligatorie (art. 37 GDPR). Pentru orice întrebare despre datele tale ne scrii la adresa de mai sus.

2. Pe scurt

Colectăm doar datele de care avem nevoie ca să-ți răspundem, să-ți trimitem ce ai cerut și, dacă devii client, să lucrăm pentru tine.
Ca să-ți răspundem la o cerere trimisă prin formular nu îți cerem să bifezi nicio casetă de acord. Folosim datele ca să-ți răspundem, iar formularul îți spune asta.
Îți trimitem emailuri de marketing doar dacă ai bifat separat că vrei asta. Caseta este opțională și nebifată. Te poți dezabona oricând, cu un click.
Comunicăm în scris: pe email, pe WhatsApp (doar mesaje) și prin chatul de pe site. Nu te sunăm. Singurul număr la care ne poți suna este linia demo a recepționerului AI telefonic (secțiunea 3.7), unde răspunde un asistent virtual.
Nu vindem datele tale nimănui.
Folosim furnizori (găzduire, email, Meta/WhatsApp, furnizori de inteligență artificială și de telefonie) care prelucrează datele pentru noi, pe bază de contract.
Ai dreptul să ceri acces la date, corectarea sau ștergerea lor și să te plângi la ANSPDCP.

3. Ce date colectăm, de ce și pe ce temei legal

Temeiurile legale de mai jos sunt cele din art. 6 alin. (1) din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”).

3.1. Formularele de pe site

Pe site avem trei formulare: două pentru cereri de ofertă și unul de contact. Pentru toate se aplică aceleași reguli, descrise după lista de date.

a) Formularul pentru site-ul de prezentare (heyklevr.ai/ro/site-de-prezentare)

Ce date: numele tău, denumirea firmei, tipul de afacere, adresa de email și/sau numărul de WhatsApp (îl alegi tu), mesajul tău (opțional).

De ce: ca să-ți răspundem la cerere (în maximum 24 de ore, în zilele lucrătoare), să-ți trimitem chestionarul și oferta și, dacă vrei, să încheiem contractul.

b) Formularul pentru proiecte personalizate (heyklevr.ai/ro/proiecte-personalizate)

Ce date: numele tău, denumirea firmei, tipul de proiect (de exemplu, site personalizat, magazin online, aplicație web, automatizare), bugetul estimat (opțional, ales dintr-un interval), adresa de email și/sau numărul de WhatsApp (îl alegi tu) și descrierea proiectului.

De ce: ca să-ți răspundem la cerere (în maximum 24 de ore, în zilele lucrătoare), să înțelegem ce ai nevoie (îți putem trimite un chestionar și îți putem pune întrebări pe email, WhatsApp sau chat) și să-ți pregătim o ofertă personalizată.

Te rugăm să nu scrii în descrierea proiectului date personale ale altor persoane (de exemplu, ale clienților sau angajaților tăi), date sensibile sau parole. Dacă proiectul presupune astfel de date, discutăm separat cum le protejăm.

c) Formularul de contact (heyklevr.ai/ro/contact)

Ce date: numele tău, adresa de email sau numărul de WhatsApp (îl alegi tu) și mesajul tău.

De ce: ca să-ți răspundem la întrebare, în maximum 24 de ore, în zilele lucrătoare.

Pentru toate formularele:

Cum ajung datele la noi: serverul site-ului (găzduit la Cloudflare) preia datele, ni le trimite imediat pe email, prin serviciul de email al Cloudflare, în căsuța noastră de email, și le salvează într-o bază de date Cloudflare (D1) găzduită în Uniunea Europeană, ca să putem urmări cererea până îți răspundem și pe parcursul discuției cu tine. Dacă serviciul de email Cloudflare nu funcționează, putem folosi ca rezervă serviciul de email Brevo.

Ce păstrăm în baza de date a cererilor: doar ce ai scris în formular (nume, firmă, tipul de afacere sau de proiect, intervalul de buget, dacă l-ai ales, adresa de email sau numărul de WhatsApp, mesajul), alegerea ta la caseta de newsletter (cu versiunea textului casetei și data și ora) și stadiul cererii la noi (de exemplu, nouă, contactată, ofertă trimisă). Nu salvăm adresa ta IP și nici alte date tehnice despre dispozitivul tău. Scopul și temeiul legal sunt cele de mai jos, iar durata de păstrare este cea din secțiunea 6: 12 luni de la ultimul mesaj schimbat cu tine, dacă nu devii client; dacă devii client, cererea se șterge din această bază de date în cel mult 30 de zile, iar datele tale se păstrează apoi ca date de client. Ștergerea din baza de date se face automat, zilnic. După ștergere, cererea mai poate rămâne cel mult 30 de zile în copiile de siguranță automate ale bazei de date (funcția „Time Travel” a Cloudflare), pe care le folosim doar ca să refacem baza de date după o eroare.

Pregătirea răspunsurilor: ca să-ți răspundem repede, folosim instrumente de inteligență artificială (Claude, de la Anthropic) care ne ajută să pregătim o ciornă de răspuns. Pentru asta folosim un abonament Claude, pe care Anthropic îl oferă pe baza termenilor și a politicii sale de confidențialitate, fără un acord de prelucrare a datelor încheiat cu noi. De aceea, Claude primește doar conținutul cererii tale, fără numele tău, numele firmei, adresa de email, numărul de telefon și linkuri, pe care le înlocuim automat cu marcaje înainte (numele îl completăm noi, la final). În contul nostru, opțiunea prin care Anthropic poate folosi conversațiile ca să-și îmbunătățească (antreneze) modelele este dezactivată. Ciorna este verificată și aprobată de noi înainte să ți-o trimitem. Nu luăm decizii automate despre tine (secțiunile 4 și 5).

Fără casetă de acord. Nu îți cerem să bifezi o casetă de acord ca să-ți răspundem. Sub buton, formularul îți spune: „Folosim datele tale ca să-ți răspundem. Detalii în politica de confidențialitate.”, cu link către această pagină.

Temei legal:

demersuri făcute la cererea ta înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR), atunci când tu ești persoana care va contracta (de exemplu, ca PFA sau titular de firmă);
interesul nostru legitim de a răspunde cererilor primite de la firme și de a le face o ofertă (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR), atunci când completezi formularul în numele unei firme.

Nu ești obligat(ă) să ne dai aceste date, dar fără ele nu îți putem răspunde.

Newsletter (opțional): fiecare formular are o casetă separată de newsletter, opțională și nebifată implicit. Dacă o bifezi, îți folosim adresa de email ca să-ți trimitem sfaturi și noutăți de la Hey!Klevr. Dacă bifezi caseta și nu ai scris o adresă de email, îți cerem și adresa de email. Temeiul este consimțământul tău (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR, art. 6 din Legea nr. 365/2002 și art. 12 din Legea nr. 506/2004). Răspunsul la cererea ta nu depinde de această casetă. Detalii în secțiunea 3.3.

3.2. Checklist-ul gratuit (heyklevr.ai/ro/checklist-site/)

Ce date: adresa de email, alegerile tale din cele două casete, data și ora înscrierii și a confirmării (double opt-in) și, pentru dovada consimțământului, datele tehnice înregistrate de furnizorul nostru de email (Brevo) la înscriere și la confirmare, de exemplu adresa IP de la care ai confirmat și data și ora confirmării.

De ce: ca să-ți trimitem checklist-ul cerut. Îți trimitem mai întâi un email de confirmare. Checklist-ul pleacă doar după ce confirmi adresa, ca să nu ajungă nimeni pe vreo listă fără să vrea.

Temei legal:

Caseta 1 (obligatorie pentru checklist): consimțământul tău pentru a primi checklist-ul pe email (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR).
Caseta 2 (opțională): consimțământul tău separat pentru emailuri ocazionale de marketing (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR, art. 6 din Legea nr. 365/2002, art. 12 din Legea nr. 506/2004). Primești checklist-ul și dacă nu bifezi caseta 2.

Dacă bifezi doar caseta 1, îți trimitem checklist-ul și nu îți trimitem emailuri de marketing.

3.3. Emailuri de marketing (newsletter)

Ce date: adresa de email, dovada consimțământului (de unde te-ai înscris, data și ora, confirmarea) și istoricul dezabonării. Nu urmărim individual dacă deschizi emailurile sau pe ce linkuri dai click: la furnizorul de email (Brevo) folosim opțiunea de urmărire anonimă, care numără doar în total câte emailuri au fost deschise și câte click-uri au fost, fără să le lege de adresa ta.

De ce: ca să-ți trimitem sfaturi despre site-ul firmei și noutăți despre serviciile Hey!Klevr.

Temei legal: consimțământul tău (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR). Poți să-l retragi oricând, fără cost, prin linkul de dezabonare din fiecare email sau scriindu-ne la hello@heyklevr.ai. Retragerea nu afectează legalitatea emailurilor trimise înainte.

După dezabonare, păstrăm adresa ta într-o listă de excludere, ca să nu-ți mai scriem din greșeală, și dovada consimțământului, ca să putem demonstra că am respectat legea (interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, și obligația de a demonstra consimțământul, art. 7 alin. (1) GDPR).

3.4. Formularele din reclamele Meta (Facebook și Instagram)

Ce date: numele, adresa de email și, dacă alegi să-l completezi, numărul de WhatsApp. Meta poate completa automat unele câmpuri din profilul tău; le poți modifica înainte de trimitere.

De ce: ca să-ți răspundem pe email sau pe WhatsApp (mesaje) despre cererea ta pentru un site de prezentare.

Temei legal: la fel ca la formularele de pe site (secțiunea 3.1): demersuri precontractuale (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) sau interesul nostru legitim de a răspunde cererii tale (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR). Ca și pe site, nu îți cerem o casetă de acord ca să-ți răspundem; formularul îți arată pentru ce folosim datele și linkul către această politică. Nu te înscriem la newsletter prin acest formular.

Rolul Meta: formularul este găzduit de Meta Platforms Ireland Limited, care prelucrează și în nume propriu datele din formular și datele despre interacțiunea ta cu reclama, conform propriei politici de confidențialitate (facebook.com/privacy/policy). Noi primim de la Meta doar datele pe care le-ai trimis în formular.

3.5. Comunicarea pe email și pe WhatsApp

Ce date: numele, adresa de email sau numărul de WhatsApp, conținutul mesajelor și al fișierelor pe care ni le trimiți (de exemplu, logo, poze, texte, răspunsuri la chestionar) și data mesajelor.

De ce: ca să-ți răspundem, să pregătim oferta și, dacă devii client, să realizăm și să întreținem site-ul sau serviciul comandat.

Temei legal: demersuri precontractuale și executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) sau interesul nostru legitim de a comunica cu firmele care ne contactează (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

WhatsApp: dacă ne scrii pe WhatsApp, mesajele trec prin serviciul WhatsApp Business, furnizat de WhatsApp Ireland Limited (grupul Meta). WhatsApp prelucrează și în nume propriu anumite date (de exemplu, numărul tău de telefon și datele de utilizare), conform propriei politici (whatsapp.com/legal). Dacă preferi, ne poți scrie doar pe email.

Numărul de WhatsApp Business de pe site (afișat pe pagina Informații legale și în subsolul site-ului) este doar pentru mesaje. Nu răspundem la apeluri pe acest număr și nu le înregistrăm. Dacă totuși suni, aplicația WhatsApp ne arată un apel pierdut (numărul tău, data și ora); te putem contacta în scris, pe WhatsApp, ca să aflăm cu ce te putem ajuta.

3.6. Chatul de pe site (asistent AI)

Această secțiune se aplică de la data la care chatul este disponibil pe site.

Chatul de pe site este un asistent virtual bazat pe inteligență artificială, nu un om. Îți spunem asta în primul mesaj al fiecărei conversații („Bună, sunt Aida, asistentul AI al Hey!Klevr. …”).

Ce date:

mesajele pe care le scrii în chat și orice date pe care alegi să le incluzi (de exemplu, nume, firmă, email, număr de WhatsApp) și răspunsurile asistentului;
doar dacă ne lași în chat adresa de email sau numărul de WhatsApp: un rezumat scris al cererii tale (de exemplu, numele, firma, ce ai nevoie și datele de contact), pe care asistentul îl pregătește ca să te putem contacta;
date tehnice necesare funcționării și protecției chatului: adresa IP (vezi mai jos) și un cod tehnic care leagă mesajele aceleiași conversații.

Unde se păstrează conversația:

Nu păstrăm conversațiile pe serverele noastre și nu le citim. Serverul chatului primește mesajele doar ca să obțină răspunsul și nu le salvează. Jurnalele tehnice ale chatului nu conțin textul mesajelor, nume, date de contact sau adrese IP.
Conversația este păstrată doar în browserul tău, în stocarea de sesiune a filei (sessionStorage), ca să nu se piardă când treci de la o pagină la alta. Se șterge automat când închizi fila, iar o poți șterge oricând cu butonul de ștergere din chat. Nu folosim cookie-uri pentru chat (vezi Politica de cookie-uri).
Ca să protejăm chatul de abuzuri, limităm numărul de mesaje trimise de la aceeași adresă IP. Pentru asta folosim o formă criptată (hash) a adresei IP, păstrată doar în memoria serverului, cel mult 10 minute.

De ce: ca să-ți răspundem la întrebări despre serviciile Hey!Klevr și, dacă ne lași datele de contact, să-ți preluăm cererea și să-ți răspundem pe email sau pe WhatsApp.

Temei legal: demersuri făcute la cererea ta înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) și interesul nostru legitim de a răspunde vizitatorilor și de a ține chatul în siguranță (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

Cine mai primește datele:

Anthropic (furnizorul modelului de inteligență artificială) primește mesajele conversației ca să genereze răspunsurile și rezumatul cererii. Anthropic lucrează pentru noi ca persoană împuternicită, pe bază de contract. Conform termenilor lui pentru clienții comerciali, nu folosește mesajele pentru a-și antrena modelele și le șterge automat în cel mult 30 de zile, cu excepția cazurilor în care legea îl obligă să le păstreze sau în care mesajele sunt semnalate pentru încălcarea regulilor lui de utilizare. Anthropic are sediul în SUA; transferul se face pe baza clauzelor contractuale standard (secțiunea 5).
Cloudflare găzduiește serverul chatului, iar Brevo ne trimite pe email rezumatul cererii tale (secțiunea 4).

Cât timp: rezumatul cererii primit pe email se păstrează la fel ca cererile trimise prin formularele de pe site (secțiunea 6). Conversația din browser se șterge când închizi fila sau când o ștergi tu.

Ce trebuie să știi:

Răspunsurile sunt generate automat și pot conține greșeli. Prețurile și condițiile valabile sunt cele din oferta scrisă pe care ți-o trimitem.
Asistentul nu ia decizii cu efecte juridice asupra ta.
Te rugăm să nu scrii în chat date sensibile (de exemplu, date despre sănătate sau date bancare).

3.7. Linia demo a recepționerului AI telefonic

Această secțiune se aplică de la data la care linia demo este activă. Numărul liniei îl publicăm pe site în acel moment.

Ca să poți auzi cum funcționează „Recepționerul AI telefonic”, avem o linie demo la care ne poți suna. La acest număr răspunde un asistent virtual bazat pe inteligență artificială, nu un om, într-o demonstrație cu o clinică dentară fictivă („Clinica Dentară Demo”). Nu este o clinică reală: nu se fac programări reale și nu se oferă sfaturi medicale. Pentru urgențe, sună la 112.

Linia demo doar primește apeluri. Nu te sunăm de pe ea și nu facem apeluri de marketing.

La începutul apelului, asistentul îți spune că este un asistent virtual AI, că apelul este o demonstrație, că convorbirea este înregistrată și poate fi transmisă furnizorilor noștri de servicii și îți cere să nu spui date personale reale. Poți folosi un nume și un număr de telefon inventate. Dacă nu vrei să fii înregistrat(ă), poți închide și ne poți scrie pe email sau pe WhatsApp.

Cine răspunde de date: pentru linia demo, Hey!Klevr este operatorul datelor. (Pe liniile clienților noștri, operatorul este clientul, vezi secțiunea 3.8.)

Ce date: numărul de telefon de la care suni (îl primim automat), transcrierea convorbirii, înregistrarea vocii (doar în perioada de testare a liniei, vezi mai jos), un rezumat scris al apelului, data, ora și durata apelului și orice altă informație pe care alegi să o spui, deși te rugăm să nu spui date personale reale.

De ce:

ca să-ți arătăm cum funcționează serviciul, așa cum ai cerut sunând la linia demo;
ca să verificăm calitatea răspunsurilor și să îmbunătățim asistentul (citim transcrierile și rezumatele apelurilor demo);
ca să prevenim abuzurile și să ținem linia în siguranță.

Temei legal: interesul nostru legitim de a-ți prezenta serviciul, de a-l îmbunătăți și de a-l ține în siguranță (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR) și, atunci când suni pentru că te gândești să cumperi serviciul, demersuri făcute la cererea ta înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR). Te informăm despre înregistrare la începutul fiecărui apel.

Cine mai primește datele: apelul este preluat de furnizorul nostru de telefonie (Twilio) și procesat de ElevenLabs (vocea, recunoașterea vocală, conversația, transcrierile și rezumatul). Pentru înțelegerea cererii și formularea răspunsurilor, ElevenLabs folosește modelul de inteligență artificială Gemini al Google, ca furnizor propriu. Rezumatul apelului, marcat „DEMO”, ne este trimis pe email printr-un serviciu Cloudflare, care nu îl păstrează. Toți lucrează pentru noi ca persoane împuternicite (Google, prin ElevenLabs), pe bază de contract (secțiunile 4 și 5).

Cât timp: transcrierile și rezumatele apelurilor demo se păstrează cel mult 30 de zile, apoi se șterg automat. Înregistrarea audio o păstrăm doar în primele săptămâni după activarea liniei, ca să verificăm calitatea vocii, și tot cel mult 30 de zile; după această perioadă de testare păstrăm doar transcrierea. Dacă după apel ne scrii pe email sau pe WhatsApp, acele mesaje se păstrează conform secțiunii 3.5 și secțiunii 6.

Ce trebuie să știi:

Răspunsurile asistentului sunt generate automat și pot conține greșeli. Datele despre clinica fictivă (servicii, prețuri, program) sunt inventate.
Asistentul nu ia decizii cu efecte juridice asupra ta.
Dacă ai spus totuși date personale reale și vrei să le ștergem mai devreme, scrie-ne la hello@heyklevr.ai cu data și ora aproximativă a apelului.

3.8. Dacă devii client

Ce date: datele persoanei de contact (nume, email, WhatsApp), datele firmei, contractul, facturile și plățile, corespondența legată de proiect, precum și conținutul pe care ni-l trimiți pentru site.

De ce și pe ce temei:

ca să executăm contractul (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR);
ca să emitem facturi și să păstrăm documentele contabile, așa cum cere legea (obligație legală, art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, inclusiv Legea contabilității nr. 82/1991 și legislația fiscală);
ca să ne apărăm drepturile în caz de litigiu (interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

Testimonial și studiu de caz: dacă ai ales oferta de lansare, publicăm testimonialul și studiul de caz (cu numele tău, al firmei și, dacă e cazul, logo-ul) doar după ce ne dai acordul scris pentru textul final.

Servicii de marketing (reclame Meta și Google, SEO, configurare conturi social media): pentru aceste servicii ne dai acces la conturile tale doar ca partener sau administrator, fără parole (vezi Termenii și condițiile, secțiunea 22). În acest caz prelucrăm, ca operator, și:

datele despre accesul acordat: numele și adresele de email ale persoanelor care ne dau sau ne retrag accesul, identificatorii conturilor și ai portofoliilor tale (de exemplu, ID-ul portofoliului Meta Business, ID-ul contului de reclame, ID-ul de client Google Ads, profilul de companie Google, proprietatea din Google Search Console) și nivelul de acces;
aprobările tale scrise pentru campanii, bugete și publicări, ca dovadă a instrucțiunilor primite;
rapoartele lunare: sumele cheltuite pe reclame, așa cum le raportează platforma, afișări, click-uri, rezultate și poziții în căutări. Rapoartele conțin doar cifre agregate, nu date despre persoanele care au văzut reclamele sau au interacționat cu ele.

De ce și pe ce temei: ca să prestăm serviciul și să îți trimitem rapoartele (executarea contractului, art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) și ca să putem dovedi ce ai aprobat (interesul nostru legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

Ce nu prelucrăm: nu îți cerem parolele conturilor tale și nici datele cardului cu care plătești reclamele. Bugetul de reclame îl plătești direct platformei, iar noi nu primim bani pentru reclame.

Important: dacă folosești asistentul AI sau recepționerul telefonic AI oferit de noi, datele persoanelor care vorbesc cu asistentul tău (clienții tăi) le prelucrăm în numele tău, pe baza unui acord de prelucrare a datelor semnat separat. La fel, datele personale pe care le vedem în conturile tale de reclame, social media sau Google în cadrul serviciilor de marketing (de exemplu, cererile primite prin formularele din reclame, comentariile, recenziile sau listele de public) le prelucrăm în numele tău, pe baza acordului de prelucrare a datelor pentru servicii de marketing. Pentru acele date, firma ta este operatorul, iar Meta și Google le prelucrează conform contractelor tale cu ele. Această politică nu acoperă acele date. Excepție face linia noastră demo (secțiunea 3.7), unde operatorul este Hey!Klevr.

3.9. Date tehnice la vizitarea site-ului

Când vizitezi heyklevr.ai, furnizorul nostru de găzduire (Cloudflare) prelucrează automat date tehnice necesare pentru afișarea site-ului și pentru protecția lui împotriva atacurilor și a traficului automat: adresa IP, tipul de browser, pagina accesată, data și ora.

Temei legal: interesul nostru legitim de a afișa site-ul și de a-l ține în siguranță (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

Nu folosim cookie-uri de analiză sau de marketing și nu folosim pixelul Meta. Detalii în Politica de cookie-uri.

În prezent nu folosim niciun instrument de statistici pe site.

3.10. Ce nu facem

Nu cumpărăm liste de emailuri și nu trimitem mesaje de marketing fără acordul tău.
Nu te sunăm și nu facem apeluri automate de marketing. Linia demo (secțiunea 3.7) doar primește apeluri.
Nu îți cerem CNP-ul sau date sensibile.
Nu îți cerem parolele conturilor tale (de exemplu, Facebook, Instagram, Google) și nici datele cardului tău.
Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar (art. 22 GDPR).

4. Cine mai are acces la datele tale

Datele tale sunt accesate de Hey!Klevr și de furnizorii de mai jos, doar cât este necesar pentru scopurile descrise. Furnizorii care prelucrează date în numele nostru (persoane împuternicite) au semnat cu noi contracte care îi obligă să protejeze datele (art. 28 GDPR).

Categorie de furnizor	Furnizor	Ce face	Rol
Găzduire site, securitate, formulare, baza de date a cererilor	Cloudflare, Inc.	Afișează site-ul, îl protejează și preia datele din formulare, pe care ni le trimite imediat pe email (serviciul de email al Cloudflare) și le păstrează în baza noastră de date de cereri (Cloudflare D1, găzduită în UE), cât timp e scris în secțiunea 6	Persoană împuternicită
Trimitere emailuri (checklist, newsletter, rezumatul cererilor din chat; rezervă pentru cererile din formulare)	Brevo (Sendinblue SAS, Franța)	Double opt-in, trimitere emailuri, gestionare abonați și dezabonări; ne trimite pe email rezumatul cererilor din chat și, doar dacă Cloudflare nu funcționează, cererile din formulare	Persoană împuternicită
Căsuță de email pentru corespondență	Cloudflare, Inc. (redirecționarea emailurilor trimise la hello@heyklevr.ai) și Google Ireland Limited (căsuța de email Gmail în care le primim)	Primește și stochează emailurile schimbate cu tine	Cloudflare: persoană împuternicită. Google: furnizor al serviciului de email, care prelucrează datele conform termenilor și politicii sale de confidențialitate
Reclame și formulare pe Facebook/Instagram	Meta Platforms Ireland Limited	Găzduiește formularele din reclame	Operator independent pentru propriile prelucrări
Mesagerie	WhatsApp Ireland Limited (Meta)	Transmite mesajele pe WhatsApp (folosim aplicația WhatsApp Business)	Operator independent pentru propriile prelucrări
Inteligență artificială (chatul de pe site)	Anthropic PBC, SUA	Generează răspunsurile asistentului și rezumatul cererii din chat; nu folosește datele pentru antrenarea modelelor	Persoană împuternicită
Inteligență artificială (ciornele de răspuns la cererile primite)	Anthropic (Claude, prin abonamentul nostru Claude)	Ne ajută să pregătim ciorne de răspuns la cererile din formulare și din mesaje, pe care le verificăm înainte de trimitere. Primește conținutul cererii fără nume, firmă, adresă de email, număr de telefon și linkuri; opțiunea de folosire a conversațiilor pentru antrenarea modelelor este dezactivată	Furnizor al serviciului, care prelucrează datele conform termenilor și politicii sale de confidențialitate
Linia demo a recepționerului AI telefonic: voce și conversație	Eleven Labs Inc. (ElevenLabs)	Vocea, recunoașterea vocală, conversația, înregistrările și transcrierile apelurilor demo	Persoană împuternicită
Linia demo a recepționerului AI telefonic: modelul de inteligență artificială	Google (modelul Gemini), folosit prin ElevenLabs	Înțelegerea cererii, răspunsurile și rezumatul apelurilor demo	Persoană împuternicită (furnizor al ElevenLabs)
Linia demo a recepționerului AI telefonic: telefonie	Twilio Ireland Limited (Twilio)	Numărul demo și preluarea apelurilor	Persoană împuternicită
Linia demo a recepționerului AI telefonic: rezumatele	Cloudflare, Inc.	Primește rezultatul apelului de la ElevenLabs și ne trimite rezumatul pe email, fără să-l păstreze	Persoană împuternicită
Contabilitate și facturare	Contabilul nostru și programul de facturare pe care îl folosim	Emiterea facturilor și evidența contabilă	Persoane împuternicite, pe bază de contract
Platforme de reclame și social media (servicii de marketing)	Meta Platforms Ireland Limited, Google Ireland Limited	Găzduiesc conturile noastre de partener și de administrator (portofoliul Meta Business al Hey!Klevr, contul de administrator Google Ads) prin care accesăm conturile tale și înregistrează accesul acordat	Operator independent pentru propriile prelucrări

Putem transmite date și autorităților publice, dacă legea ne obligă (de exemplu, ANAF), sau avocaților și instanțelor, dacă trebuie să ne apărăm drepturile.

Lista actualizată a furnizorilor ți-o trimitem la cerere.

5. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori (de exemplu, Cloudflare, Anthropic, ElevenLabs, Twilio, Meta, Google) au sediul în Statele Unite sau pot prelucra date acolo. Transferăm date în afara SEE doar cu garanțiile cerute de GDPR (Capitolul V):

Cadrul UE-SUA privind protecția datelor (Data Privacy Framework), pentru furnizorii americani certificați (decizia de adecvare a Comisiei Europene din 10 iulie 2023); și/sau
Clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană (Decizia (UE) 2021/914), incluse în contractele de prelucrare a datelor ale furnizorilor.

Furnizor	Garanție pentru transfer
Cloudflare	Data Privacy Framework + clauze contractuale standard. Baza de date a cererilor (Cloudflare D1) este creată cu stocare în UE, deci cererile din formulare sunt stocate și prelucrate în UE; garanțiile de mai sus se aplică celorlalte servicii Cloudflare (Cloudflare este o companie din SUA)
Brevo	Date stocate în UE; pentru eventualii subcontractanți din afara UE, garanțiile din contractul Brevo
Meta / WhatsApp	Data Privacy Framework + clauze contractuale standard
Google	Data Privacy Framework + clauze contractuale standard
Anthropic	Chatul de pe site: clauzele contractuale standard (Decizia (UE) 2021/914) din acordul de prelucrare a datelor al Anthropic. Ciornele de răspuns: garanțiile din termenii și politica de confidențialitate ale Anthropic pentru abonamentele Claude
ElevenLabs	Data Privacy Framework + clauze contractuale standard
Twilio	Regulile corporatiste obligatorii (BCR) ale grupului Twilio și clauze contractuale standard
Google (Gemini, prin ElevenLabs)	Garanțiile din contractul ElevenLabs, aplicate și furnizorilor acestuia (clauze contractuale standard); Google LLC participă la Data Privacy Framework

Poți cere o copie a garanțiilor scriindu-ne la hello@heyklevr.ai.

6. Cât timp păstrăm datele

Date	Cât le păstrăm
Cereri și mesaje din formularele de pe site (site de prezentare, proiecte personalizate, contact), din reclamele Meta și din chat, dacă nu devii client	12 luni de la ultimul mesaj schimbat cu tine, apoi le ștergem. Ștergerea din baza de date a cererilor (Cloudflare D1) se face automat, zilnic
Cererea ta din baza de date a cererilor, dacă devii client	Cel mult 30 de zile după ce devii client; apoi datele tale se păstrează ca date de client (rândul „Datele clienților”)
Copiile de siguranță automate ale bazei de date a cererilor (Cloudflare D1 „Time Travel”)	Cel mult 30 de zile; după acest termen, o cerere ștearsă nu mai poate fi recuperată
Înscrieri la checklist neconfirmate (fără click pe emailul de confirmare)	30 de zile, apoi le ștergem
Adresa de email pentru checklist (doar caseta 1 bifată)	6 luni de la trimiterea checklist-ului, apoi o ștergem
Abonați la newsletter	Până te dezabonezi
Lista de excludere și dovada consimțământului, după dezabonare	3 ani de la dezabonare (termenul general de prescripție)
Conversațiile din chatul de pe site	Nu le păstrăm pe serverele noastre. Rămân doar în browserul tău, până închizi fila sau le ștergi din chat. La furnizorul de inteligență artificială (Anthropic): cel mult 30 de zile, cu excepțiile din secțiunea 3.6
Rezumatul cererii din chat, primit pe email	Ca cererile din formulare (primul rând)
Forma criptată (hash) a adresei IP, folosită pentru limitarea mesajelor în chat	Cel mult 10 minute, doar în memoria serverului
Transcrierile și rezumatele apelurilor de pe linia demo	Cel mult 30 de zile de la apel, apoi se șterg automat
Înregistrarea audio a apelurilor de pe linia demo	Doar în perioada de testare de după activarea liniei, cel mult 30 de zile de la apel; apoi nu se mai păstrează
Jurnalul tehnic al trimiterii rezumatelor demo, la Cloudflare	Cel mult 30 de zile
Corespondența pe email și WhatsApp, dacă nu devii client	12 luni de la ultimul mesaj
Datele clienților: contract, corespondența legată de proiect, aprobările scrise pentru campanii, bugete și publicări și rapoartele lunare	Pe durata contractului și 3 ani după încetarea lui (termenul general de prescripție)
Datele despre accesul la conturile tale (servicii de marketing)	Pe durata serviciului. După încetare ne retragem accesul, iar evidența accesului și a retragerii lui o păstrăm 3 ani, ca dovadă
Facturi și documente contabile	5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (Legea nr. 82/1991, art. 25)
Date tehnice (jurnale) ale serverului site-ului	Funcțiile serverului site-ului (formulare, chat) nu păstrează jurnale. Serviciile Cloudflare care ne trimit emailurile păstrează jurnale tehnice cel mult 7 zile, fără conținutul mesajelor. Cloudflare păstrează separat, pentru securitate, jurnale proprii, conform politicii sale
Jurnalul tehnic al emailurilor prin care ne sunt trimise cererile (expeditor, destinatar, data, starea livrării)	La Cloudflare: cel mult 30 de zile. La Brevo, dacă a fost folosit ca rezervă: o lună, fără conținutul emailurilor
Date din formularele Meta, în contul nostru de reclame	Cât le păstrează Meta pentru descărcare (în prezent, 90 de zile); după ce le descărcăm, rămân doar în evidența noastră de cereri (vezi primul rând)

Dacă legea ne obligă să păstrăm datele mai mult sau dacă avem nevoie de ele într-un litigiu, le păstrăm cât este necesar pentru acel scop.

7. Drepturile tale

Conform GDPR, ai următoarele drepturi:

dreptul de acces (art. 15): să afli dacă prelucrăm date despre tine și să primești o copie;
dreptul la rectificare (art. 16): să corectăm datele greșite sau incomplete;
dreptul la ștergere (art. 17): să ștergem datele, când nu mai avem un motiv legal să le păstrăm;
dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18);
dreptul la portabilitate (art. 20): să primești datele pe care ni le-ai dat într-un format structurat, pentru prelucrările bazate pe consimțământ sau pe contract;
dreptul la opoziție (art. 21): să te opui prelucrărilor bazate pe interesul nostru legitim. Te poți opune oricând, fără nicio justificare, marketingului direct;
dreptul de a-ți retrage consimțământul (art. 7 alin. (3)), oricând, la fel de ușor cum l-ai dat;
dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată (art. 22).

Cum le exerciți: scrie-ne la hello@heyklevr.ai. Îți răspundem gratuit, în cel mult o lună de la primirea cererii. În cazuri complexe, termenul se poate prelungi cu încă două luni și te anunțăm în prima lună (art. 12 alin. (3) GDPR). S-ar putea să-ți cerem informații suplimentare ca să confirmăm că cererea vine de la tine.

8. Dreptul de a depune plângere

Dacă crezi că îți prelucrăm datele cu încălcarea legii, ne poți scrie mai întâi la hello@heyklevr.ai și încercăm să rezolvăm. Ai oricând dreptul să depui plângere la autoritatea de supraveghere:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, cod poștal 010336, București Email: anspdcp@dataprotection.ro Site: www.dataprotection.ro

Te poți adresa și instanței de judecată.

9. Cum protejăm datele

Folosim conexiuni criptate (HTTPS) pe tot site-ul, conturi protejate cu autentificare în doi pași, acces la date doar pentru cine are nevoie de ele și furnizori care oferă garanții de securitate. Baza de date a cererilor se poate accesa doar prin contul Cloudflare al firmei, protejat, iar copiile de lucru ale cererilor le ținem doar pe calculatorul firmei, nu în alte servicii online, și le ștergem după aceeași regulă ca în secțiunea 6. Nicio măsură nu este perfectă, dar dacă apare o încălcare a securității datelor care îți poate afecta drepturile, te anunțăm și anunțăm ANSPDCP, așa cum cere legea (art. 33 și 34 GDPR).

10. Minori

Serviciile noastre se adresează firmelor și profesioniștilor. Nu colectăm cu bună știință date de la persoane sub 18 ani.

11. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică atunci când schimbăm modul în care prelucrăm datele (de exemplu, când lansăm chatul de pe site sau adăugăm un instrument de analiză). Data ultimei actualizări apare sus. Dacă schimbarea este importantă, te anunțăm pe email, dacă ne-ai dat adresa.

12. Contact

TRAISTA INVESTMENTS S.R.L. (Hey!Klevr) Bulevardul Traian, bl. 16, ap. B36, Municipiul Baia Mare, Județul Maramureș, cod poștal 430212 CUI 50864780 · Nr. Registrul Comerțului J2024040348001 · Capital social 100 lei Email: hello@heyklevr.ai WhatsApp: numărul afișat pe pagina Informații legale (doar mesaje)